金曜日の4コマ目は毎週恒例の講座の日!

今回はビジネス講座で「報・連・相について」をテーマに取り上げました。

「仕事では報連相が大事!」といった言葉は誰でもよく耳にしたことがあるのではないでしょうか?

”報告・連絡・相談の事でしょ!知ってるよ”と思う方が多いと思います。

大事という事は知っているし、なんの事かもなんとなくは理解しているけれど、
意外と誰かに教えてもらう機会というのも少なく、決まった答えがある訳でもないため、
完璧に出来ているという人はなかなかいないのではないかと思います(`・ω・´)

そこで今回は、もう一度「報連相の基礎」について振り返り、
コツとポイントについて紹介しました。


●報告とは…
上司から部下への命令や指示に対し、部下が作業の進捗状況や結果を知らせる事。

”当たり前でしょう”と思いますが、案外必要なタイミングで出来ていない事も多いのがこの報告。
「上司が忙しそうでなかなか報告できない…」「どのタイミングですべきか分からない…」といった意見が多い様です。

しかし、上司はたくさんの部下に指示を出して仕事を進めているため、
全体の進捗状況や方向性を確認するにはこの「報告」が不可欠であり、指示を受けたら報告するまでが仕事と言えます。

・ミスがあった時
・長期的な作業の中間報告
・作業が終了した報告

この辺りは必ず必要な部分ではないかと思います。
任された仕事の重要度や上司の仕事のやり方により報告すべきタイミングは異なる事も事実であるため、 指示を受けた際に上司とどのタイミングで報告すべきか話あっておくといいかもしれませんね♪


●連絡とは…
関係者に業務や作業の情報を知らせる事。

報告の場合は、部下から上司に向けて行う事がほとんどですが、 連絡は自分が受信者側になる場合も発信者側になる場合もあります。

一つの仕事においてもたくさんの部署の方が関わっている場合があり、
何か変更があった時などに、この連絡が遅れてしまうと、たくさんの人に迷惑が掛かる事になります。


連絡は素早く、そして事実だけを全ての関係者の人に漏れなく伝える様に意識しましょう!

連絡する場合の手段としては、口頭・電話・FAX・文書など様々な物があるため、
伝える対象や内容・緊急度や重要度によって手段を変える工夫も出来ると良いですね。


●相談とは…
仕事の判断に迷ったときや、自分の考えを聞いて欲しい時に上司や先輩・同僚に参考意見を聞くこと

例えば自分が新人の間や、初めて経験する仕事をする時などには特にこの「相談」が重要になるのではないでしょうか?

相談は第三者の知恵を借りる事であり、決めかねている事柄に対する判断材料を増やせるので、 ミスを未然に防ぐことにもつながります。

相談する際のポイントとしては、相談する時に伝える情報にこだわることです。

①相談する事柄の現状
②相談する事柄のゴール(目指しているところ)
③ゴールに向けてここまで実施してきたことと、自分なりに考えたうまくいっていない理由

この辺りを整理してから伝えると良いでしょう。

「どんな意見を求めているのか」「何に困っているのか」を明確にして伝える事で、 相談された側もそれに見合った、より適切なアドバイスだけを与えやすくなります。

報連相のまとめ

・報連相しているつもりなのに「聞いていない」と言われる
・部下の報告の遅れや、相談せずに進めてしまった事がクレームにつながった
・連絡ミスや伝達漏れでトラブルに発展した

といったように、日ごろよくある業務での問題やトラブルは報連相がうまく機能していない事によるものが多い様です。

人間はどうしても自分の立場から考え、自分の都合の良い様な行動を取ってしまいがちです。
部下の場合は上司はどんな報告を求めているだろうかと考えたり、 上司は部下が困っているようなら相談しやすい雰囲気作りをするなど、 相手の立場に立って考える事が出来るようになれば、お互いに気持ちよく仕事が出来るようになりますし、 結果的に全体の仕事の効率も上がるのではないかと思います(`・ω・´)