情報管理!メモの取り方【ビジネス講座】


金曜日の4コマ目は毎週恒例の講座の日!(^^)!
今回は「メモの取り方」についての講座をおこないました!

働いていると、メモを取る必要のある場面が多く出てきます。

・新しい仕事を教わるとき
・指示を受けるとき
・ミーティングや会議
・勉強会や研修
・電話応対

といったように様々な場所、タイミングでメモを取ることになります。

メモを取る目的を大きく分けると
・忘れないようにする
・メモを取ることで聞くことに集中する
・メモを取る姿勢で相手に安心感を与える
この3つです。


例えば新しい仕事を教わる場面でメモに書く内容は、
手順・ポイント
疑問・質問したいこと
やってみて感じたこと・自分なりに気づいたこと
など、自分がすべきことやわかったことを簡潔にまとめたものがいいでしょう。

メモのデメリットは
・データ検索がしにくい
・メモをした安堵感から記憶を定着しようとする力が弱まる
といったことが挙げられます。

そのため、メモを取るときには工夫が必要です。

情報を詰め込みすぎると、見返したときにわかりづらくなってしまいます。
原則1ページに1つのテーマにしておきましょう。
余白を残しておくことで、あとから必要な情報を追記しやすくなります。

日付・簡単なタイトルを書いておくと、いつなんのために書いたかという状況がすぐに把握できます。
それに加え、ポイントだけ下線を引いたり色ペンで目立たせたりすると、ひと目で重要な部分がわかります。

メモはあくまでも情報をインプットするための簡易ツールです。
時間のあるときに見返し、本当に必要な情報とそうではない情報を整理しましょう。

整理をすることで、足りない情報に気づくことができます。
また、情報を再度頭に入れることで記憶に残りやすくなります。


今回の講座では1コマ目に座学編としてメモの概要説明をおこない、
2コマ目に実践編として上司から指示を受けた場合と電話応対を想定したロールプレイングをおこないました。

「電話、誰から誰宛てだったか聞き逃がした…。」
と、会社で実際にしてしまいがちなミスを体験した人や、

「あとから具体的な内容について確認しないといけないことがあるな。」
と、抜けている情報に気づくことのできた人がいました。

「聞いたことのない会社の名前は聞き取りにくい。」「聞き返すスキルも必要だ。」
といったように様々な気づきもあり、練習できて良かったという声が多く挙がっていました。


会社以外でも、友人との約束やイベントの予約など、メモを取ったほうがよい場面が色々とあると思います。
生活でも役に立つスキルなので日頃からメモを取る習慣をつけておきましょう♪