第7回利用者会議【利用者会議】
水曜日の4コマ目は利用者会議の日!(^^)!
前回の会議では、毎回の会議の始めに①議長、②書記1と書記2、③タイムキーパーの計4名を
決めることから始めるという事が全体の決定事項として決まりました。
役割の決め方は、基本的には立候補制を推奨し、
必要に応じてスタッフがフォローに入るという事になりました。
経験したことの無い役割を「会議」という場で実施するのは誰もが緊張することです。
自分には出来ないかもしれない、難しそう…という気持ちは誰しも感じる部分だと思いますが、
「失敗は成功のもと」という言葉があるように、
経験すればどこがうまくいかなかったかに気付く事が出来、次回の改善に繋がります。
今回で7回目となるこの利用者会議ですが、これまでは決まったフォーマットが無い中で、
任意で色々な方が議事録を作成してくれていました。
会議を開始した当初は、フォーマットを決めた方が良いのではという話で議論が滞っていましたが、
今回の会議では様式の異なるそれぞれの議事録の良い点・改善した方が良い点について話しを進めたうえで、
議事録に書くべき項目を参加者全員で共有して整理しました。
議論の末、ある一つの議事録をフォーマットとして採用し、
その議事録を基に必要な改良を加えていくという話で意見がまとまりました。
何事もやり始めは時間がかかり、何が良いのか・悪いのかが分かりづらいことが多いですが、
一つの考えに凝り固まらずに、運営しながら改善していくという柔軟さが身についているのではないかと感じました。
今回の会議では、タイムキーパーによる時間管理の元、
3つの項目について話し合い、結論を下す事が出来ました。
話し合いの項目の中では、利用者会議に初めて参加した人に分かりやすい様に、
これまで話しあってきたルールについてもマニュアル化して、
視覚的にわかりやすい1枚の書類を作成しようという事になりました。
その話の中でも、作成してくれる人の負担が少しでも少なくなるように、
書類に記載すべき項目を会議の中である程度話しあって、内容を落とし込む事まで出来ていて、
一人の負担を減らすような配慮が出来ていてとても良い流れで話が進んだ会議でした。