【先送りしがちな方必見】不安解消！今日からやろう！「タスク管理術」

こんにちは。
リンクス大宮です！
今回のブログでは、2月21日(金)に実施したビジネス講座「タスク管理術」をご紹介します😊

皆さんはこんな経験はありませんか？

• 仕事の段取りがうまくできない。
• 何から始めたらよいか分からない。
• うっかりやることを忘れてしまう
• 予定や計画を立ててもなかなか実行できない。

やらなければいけないと分かっているのに進めないのは、やり方が合っていないのかも⋯！

やることリストを作っても「なかなか進められない、継続できない…」とお悩みのある方も必見！

今回の講座では、タスクの細分化の仕方から実行のコツまで講義と実践を交えてお伝えしました！

パソコンやスマートフォンで「タスクマネージャー」「Todoリスト」といったアプリを目にしたことのある方も多いハズ。

「タスク」と「Todo」という言葉の違い、皆さんは御存知でしょうか？

あらためて違いについて見ていきましょう。

課された仕事、課題という意味。

明確な期限が設定されている作業のことを言います。

例えば⋯資料作成、企画の立案などで1日から数日など長期的なものなど

いつかすべきこと、しなければならないことという意味。

明確な期限が設定されていない作業のことを言います。

例えば⋯書類の整理、デスクの片付けなど数分から数時間で実行できるものがあります。

タスクとTodoの違いは、明確な期限が定められているかどうかです。

タスクは複数のTodoで構成されています。
完了するために「何をどのような状態にしていくのか」整理する必要があります。
タスクを細分化していくと取り組む具体的な行動が見えてきますよ！

現状思いつくかぎりのタスクを書き出しましょう。
まずは順番を考えるよりも頭の中にあることを出し切ることが大切です。

タスクを具体的に細分化したものをサブタスクと言います。
サブタスクを作成することで、完了するために必要なTodoが明確になります。

サブタスクを作成するときに「不明点の確認」を盛り込みましょう。
不明点を書き出すことで、具体的な質問や相談を行うことができます。
なんとなく知っているつもりも防げます！

細分化したタスクは何日までに完了していればよいのか期限を確認しましょう。
期限が短いほど取りかかる必要があるものです。

短時間でできるものから数日～数か月かかるものまでありますね。タスクがだいたいどれくらいかかるのか見積もってみましょう。
時間が分からない場合や経験がないものに対しては、さらにやることを細分化してみてください。また、多めの時間を見積もってくださいね。

ステータスとは状態のことです。
各タスクをどこまで進めているのか把握しましょう。
「未着手」「作業中」「完了」などひと目でわかる言葉を設定すると良いです。

• スマートウォッチ

時計としての機能はもちろん、スマホと連動させることで、メールやLINEなどのメッセージアプリ、カレンダーなどのスケジュールの通知を受信できます。
何の通知が来たか、わざわざスマホを出さなくても手元ですぐ分かるため、メールやタスクの取りこぼしに効果的です。

• Googleカレンダー

シンプルで必要な機能が揃っているのでおすすめです。PCからもスマホからも予定を入力更新できるため、簡単で後回しにしづらいです。仕事、プライベート、イベントなど予定の種類に合わせて色分けしておくと良いですね！
リマインダー機能も充実しています。

🌷タスクは細分化して整理する
漠然としたことを書き出してタスクを細分化すると、取り組むべきことが明確になり、実行につながります。

🌷不明点の確認をする
どんなタスクも不明点を明確にしましょう。自分の理解度を把握でき、前もって質問や相談ができます。

🌷優先順位をつける
タスクの全体像を把握した上で、タスクの期限や所要時間を確認し、緊急度を判断しましょう。

🌷習慣化する
スマートウォッチやGoogleカレンダー等、朝、動き出す前に見るものを決めましょう。
複数見るものがあるより、情報を一か所にまとめておくと継続しやすいです。

就職活動や実際の仕事では、同時に複数の物事に取り組み、管理する必要があります。

今回ご紹介したテクニックを用いれば、どんな物事でも慌てず・余裕を持って取り組むことができるようになります。

ぜひ日々の訓練やお仕事に取り入れて、タスクマスターを目指していきましょう！

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