こんにちは！
就労移行支援事業所リンクス大宮です🍁
先日、「ビジネスメール」について講座を行いました📨
ビジネスメールとは、仕事上の連絡や情報共有、依頼などを行うために使うメールのことです。
友人や家族とのメールとは異なり、相手に失礼のない言葉遣いや、読みやすく分かりやすい文章を心がけることが大切です💡
また、件名や宛先、本文、署名など、基本的な形式に沿って作成することで、相手に用件を正確に伝えることができます。
1️⃣件名
どのような内容のメールなのか、一目でわかるようにすることが大切です。
内容を短く端的にまとめることで、メールの目的が伝わりやすくなります。
2️⃣宛名
宛名は「会社名＋部署名＋名前＋様」とするのが基本です。
相手の会社名や部署名、名前を省略せず、正確に記載するようにしましょう。
3️⃣挨拶
いきなり本題に入るのではなく、まずは挨拶から始めるのが基本です。
就職活動などで企業にメールを送る場合は、「お世話になっております。」といった挨拶を入れましょう。
4️⃣本文
「読みやすさ」「わかりやすさ」を意識して書きましょう。伝えたい内容を簡潔にまとめ、適度に改行を入れることで、相手が読みやすい文章になります。
5️⃣結び
本文の最後には、締めくくりの言葉を入れましょう。
「何卒よろしくお願いいたします。」など、メールの内容に合わせた結びの言葉を使うのが基本です。
6️⃣署名
メールの最後には、自分の名前や所属などを記載した署名を入れましょう。
「メール 署名 テンプレート」と検索すると、ビジネスメールで使えるさまざまなテンプレートが見つかります。
署名の作成に迷ったときは、テンプレートを参考にしてみてください📝
ビジネスメールを作成するときに、特に気を付けたいポイントをいくつかご紹介します❗️
🔷初めてのメールでは自己紹介をする
面識のない相手に初めてメールを送る際は、冒頭で簡単な自己紹介をしましょう。
また、誰かの紹介をきっかけにメールを送る場合は、その旨も記載します。
例：株式会社ABCソリューションズの佐藤と申します。人事部の斉藤様のご紹介で、ご連絡いたしました。
🔷返信が必要なメールには早めに返信する
返信が必要なメールには、できるだけ早めに返信しましょう。
すぐに回答できない場合は、「○日までに返信いたします」と、返信の予定を先に伝えておきましょう。
また、返信をしなくても業務に支障がない場合でも、「本件、承知しました」と一言返信しておくと、相手に安心してもらえます。
🔷個人情報や機密情報の取り扱いに注意する
メール本文や添付ファイルには、必要以上の個人情報や機密情報を記載しないようにしましょう。
個人情報や社内の機密情報を送信する場合は、送信先や内容に問題がないか、送信前に確認します。
また、重要な情報を含むファイルを添付する場合は、社内のルールに従い、適切な方法で送信しましょう。
皆さんは、メールの宛先の使い分けについて知っていますか❓️
「TO」「CC」「BCC」など、メールにはさまざまな宛先の指定方法があります。
ビジネスメールでは、それぞれの違いを理解し、目的に応じて適切に使い分けることが大切です。
- TO(宛先)
- CC（カーボンコピー）
- BCC（ブラインド・カーボンコピー）
メールの用件を必ず伝えたい、メインの宛先を入力します。
担当者が複数いる場合は「TO」に複数人のメールアドレスを入力しましょう。
直接対応する必要はないが、内容を共有しておきたい相手を指定します。
注意点として、「CC」は全員のメールアドレスが送信先に表示されます。
そのため、情報漏洩にあたらないよう、細心の注意を払いましょう⚠️
他の受信者にメールアドレスを知られないようにして送る相手を指定します。
例えば、複数の顧客へ一斉送信するときや、お互いに面識のない相手へ送信するときなどが挙げられます。
メールを「誰に見てほしいのか」「誰に共有したいのか」を意識して、場面に合わせて使い分けてみましょう😊
正しく使い分けることで、相手にも伝わりやすく、気持ちのよいメールのやり取りにつながります✨
今回は、ビジネスメールの基本的な書き方や、メールを作成するときに気を付けたいポイントについてご紹介しました🧑🏻💻
ビジネスメールは、相手に分かりやすく、丁寧に伝えることが大切です。
最初は難しく感じるかもしれませんが、基本の形を覚えてしまえば少しずつ書けるようになりますので、就職活動でメールを送る際にも、今回ご紹介したポイントを参考にしてみてください🌿
リンクス大宮では定期的な講座やグループワークを実施しています。
見学や体験の方の参加も大歓迎です！是非お気軽にお問い合わせください♪
