こんにちは！
就労移行支援事業所リンクス大宮です🌿
今回は、仕事や就職活動をスムーズに進めるために役立つ、「タスク管理術」についてご紹介します😊
仕事や就職活動をしていると、
「やることが多くて、どこから手をつければいいのか分からない」
「やるべきことは分かっているけれど、なかなか行動に移せない」
「初めて取り組む仕事で、何から確認すればいいのか分からない」
このように感じることはありませんか？
今回は、仕事や勉強、プライベートにも活用できる「タスク管理術」についてご紹介します✨
タスク（Task）とは、「課された仕事」「課題」という意味で、明確な期限が設定された作業を指します。
例えば、
・資料を作成する
・企画を立案する
・書類を提出する
などがタスクにあたります。
一方、「Todo（トゥードゥー）」は、いつかするべきこと、しなければならないことを指します。
例えば、
- 会議の議事録を作成する
- 書類を整理する
- 机を片付ける
など、数分から数時間程度で実行できるものがTodoです。
つまり、タスクは複数のTodoによって構成されていると考えることができます。
タスクをそのまま考えていると、「何をすればいいのか」が漠然としてしまうことがあります。
例えば、
「履歴書を作成する」
というタスクがあった場合、「履歴書を作る」とだけ考えていると、何から始めればよいのか分からないかもしれません。
そこで、タスクを小さな作業に分解してみます。
タスクを分解すると……
- 学歴や職歴を整理する
- 資格の正式名称や取得時期を確認する
- 配慮事項を整理する
- パソコンで作成するのか、手書きにするのか確認する
- 履歴書を作成する
- 支援員にチェックしてもらう
このように、タスクを具体的なTodoまで分解することで、「次に何をすればよいのか」が明確になります。
タスクを分解するときに、特に大切なのが「不明点の確認」です。
仕事を頼まれたとき、
「たぶんこういうことだろう」
と自分で判断して進めてしまうと、後から大きな修正が必要になったり、思わぬミスにつながったりすることがあります。
そのため、
・分からないこと
・知らないこと
・知っているつもりになっていること
などを、最初に書き出してみましょう。
不明点を整理しておくことで、質問や相談をするときにも、「何が分からないのか」を具体的に伝えやすくなります。
また、タスクを分解することで、作業に取りかかる前に全体像を把握することができます✨
タスクを整理したら、それぞれの作業がどこまで進んでいるのかを確認します。
ステータスとは「状態」のことです。
例えば、
・未着手
・作業中
・完了
など、「実行したか、していないか」が一目で分かるようにしておくことがポイントです。
タスクの進捗状況を記録しておくことで、
「何が終わっているのか」
「何がまだ残っているのか」
を把握しやすくなります。
また、作業の優先順位に迷った場合は、期限が短いものから取り組む方法もあります。
タスクが多くなると、すべてを頭の中だけで整理するのは大変です。
今回の講座では、タスクを書き出して分解・整理することを、「視覚化」する方法として紹介しました。
頭の中にある情報を紙やパソコン、スマートフォンなどに書き出すことで、今やるべきことを目で確認できるようになります。
「頭の中では分かっているから大丈夫」と思っていても、やることが増えると抜け漏れが起こることがあります。
だからこそ、頭の中だけで管理せず、目に見える形にすることがタスク管理のポイントです。
タスク管理は、特別な道具がなければできないものではありません。
例えば、
・ノートや手帳に書く
・パソコンのメモ帳やWordを使う
・Excelで管理する
・スマートフォンのメモ機能を使う
・Googleカレンダーなどのカレンダーアプリを活用する
など、自分が使いやすい方法で整理することができます。
大切なのは、形式にこだわることではなく、自分が見たときに「何をすればいいのか」が分かる状態にしておくことです。
今回の講座では、実際にワークシートを使いながら、タスクをTodoへ分解する練習を行いました。
参加者の皆さんは、講座資料を見ながらワークに書き込み、熱心に取り組まれていました。
実際に手を動かしながらタスクを整理することで、タスクを細かく分解する方法を確認する機会となりました。
タスクを細かく分解することで、漠然としていた仕事の全体像が見え、「次に何をすればいいのか」が明確になります。
初めて取り組む仕事や、やることが多くて困っているときには、いきなり作業を始めるのではなく、まずタスクを書き出して分解してみるのもおすすめです😊
リンクス大宮では、就職に向けたさまざまな講座を実施しています。
仕事をするうえで必要なスキルを身につけたい方や、就職に向けて準備をしたい方は、お気軽にご相談ください！
