分かりやすく伝える方法【ビジネス講座】

月曜日の4コマ目にビジネス講座【分かりやすく伝える方法】を行いました。どのような場面でも必要なスキルとなる相手に伝える力。今回の講座では分かりやすく伝えるコツをお伝えし、実践を交えながら講座を行いました。

分かりやすく伝える方法

分かりやすく相手に伝える力とは?そもそも「分かりやすい」のは誰が決めるのでしょう?
その話が分かりやすいかどうかは「相手」が決めることです。自分自身がどれだけ分かりやすいと思っていても、それが相手に伝わるとは限りません。

話すのが苦手な人の伝え方

  • 情報量が多すぎて、何を一番伝えたいのかわからない
  • いきなり説明し始め、自分の言いたいことだけを話す
  • 話すことに必死で、聞き手が見えていない
分かりやすく伝える方法とは?

  • 何を伝えたいのかを明確にする
  • 情報量を増やし過ぎない
  • わかりやすい言葉でシンプルに結論を伝える
  • 5W1Hを考慮し論理的な構成で話す
  • 自分の意志は必ず伝える
  • 具体例を織り込んで話す
  • 相手の理解度を確認しながら話す
  • 数字を使って伝える
PREP法を使用する

「PREP法」は4つの英単語の頭文字をとったものです。順番に文章を組み立てることで、相手に分かりやすく伝えられる文章構成のテンプレートのことを言います。

  1. Point:ポイント、結論 - 「私の意見は○○です」
  2. Reason:理由、背景 ― 「なぜなら、○○は△△だからです」
  3. Exsample:具体例 ― 「たとえば・・・(事例)」
  4. Point:最初のポイントを繰り返す ― 「だから、私の意見は○○なのです」
参加者のみなさんには「好きな食べ物」をテーマにPREP法を実践してもらいました。「ラーメン」「じゃがいも」「トマト」などをテンプレートに当てはめて、理由や具体例などをしっかり文章にして分かりやすく伝えることができました。

先に要点や結論を伝えると、聞き手は「これは何についての話なのか」を理解した上で話を聞けるため、「一体なんの話をしてるんだ?」というストレスが発生しません。

また、伝えるのが得意な方は相手によって話の内容や話し方を変える方法を取っています。

経験豊富な方には細かい説明を省いて簡潔に伝え、経験の浅い方には難しい言葉を使わないなどの工夫をすることで、より効率的に内容を伝えられます。

分かりやすく伝える方法

今回の講座に参加したみなさんから「大切なことは最初と最後に話すと伝わりやすいということを学びました。」や「話したいことを決めて、あまりたくさんの情報を詰め込まないようにしようと思いました。」「PREP法の型に言葉を入れるのが難しかったです。」などの感想を聞くことができました。

難しいことを語るよりも、難しいことを簡単に言い換える能力の方が圧倒的に重要です。自分本位の話し方だと、思うように伝えられません。相手がどう思うかを考えて、伝え方を工夫するようにしましょう。 「私が今から話すことは○○です」このような習慣を身に付けるだけで、コミュニケーションの質も変わっていくのではないかと思います。

リンクスでは定期的に講座、グループワークを行っております。興味のある方は体験で講座やグループワークへの参加もできますので、お気軽にご連絡ください。