メモを取ることに慣れよう！電話応対♪

木曜日の4コマ目は、毎週恒例の講座の日!(^^)!

ビジネス講座「電話応対」を行いました。

講座の目的は以下の二点です。
・電話内容の聞き取りに慣れること
・メモを取ることに慣れること


電話の受け答えをしながらメモを取ることが難しいという意見がありましたので
上記の目的を設定しました( ..)φ

やり方はスタッフ同士で電話のやり取りを行います。
そのやり取りを参加者が聞き取りながらメモをすることに取り組みます。

電話応対は5W2Hが大切になります。
5W…when(いつ)、what(何が)、why(なぜ)、where(どこで)、who(だれが)
2H…How(どのように)、How many(いくらか)

5W2Hを意識して取り組んでいきましょう(*^-^*)

ここで、実際行った講座の内容を1つ挙げます(^O^)／

《環境設定》
取引先から電話がありました。
担当者が外出中で不在のため、改めて取引先から電話して下さるとのこと。
以下の電話内容を聞いて5W2Hに意識をしてメモを取りましょう。

《聞き取る項目》
・誰から電話が来たか
→相手の会社名と名前
・いつ
→何時に電話が来る予定になっているのか
・どのような用件か
→取引先からどのような用件で連絡が来たのか

スタッフ➀：お電話ありがとうございます。××商事の〇〇です。
スタッフ➁：お世話になっております。△△商事の〇〇と申します。
スタッフ➀：お世話になっております。
スタッフ➁：本日、加藤さんはご在席しておりますでしょうか？
スタッフ➀：申し訳ございません。加藤は只今外出中で、14時頃に帰社予定となっております。
スタッフ➁：かしこまりました。そうしましたら、14時半頃に私の方から改めてお電話させて頂きます。
スタッフ➀：はい。加藤にも14時半頃に△△商事の〇〇様からご連絡頂けることを申し伝えておきます。差し支えなければ、ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか。
スタッフ➁：はい。〇月〇日に行う会議の持ち物についての確認とお伝えして頂ければと思います。
スタッフ➀：かしこまりました。ありがとうございます。
スタッフ➁：では、後程お電話させて頂きます。
スタッフ➀：はい。よろしくお願い致します。
スタッフ➁：失礼致します。
スタッフ➀：失礼致します。

参加者は電話内容を聞き取りながら、メモを取ることに一生懸命取り組まれていました(^^♪

参加者から「聞くことに精一杯でメモを取ることが難しかったです。」との感想がありました。

電話応対は経験が必須になるので、毎月行っている「電話応対」の講座に参加して
内容の聞き取り・返答・メモを取る作業に慣れていきましょう！