ビジネス文書作成【ビジネス講座】

こんにちは、リンクス新越谷です!

5/3(火)にビジネス講座『ビジネス文書作成』を行いました♪

ビジネス文書とは?

ビジネスシーンにおいて情報の伝達や意思の確認を目的として作成・提出される文書のことを指します。
取引先の担当者など社外の人物や団体に記録・保管される文書のため、内容や言葉遣いには細心の注意が必要です。
ビジネス文書の一例
送付状、注文書、請求書、契約書、企画書など

これらの書類の中で、就職活動で必要となるのが送付状です。

送付状とは

送付状とは、郵送書類の概要が分かる書類です。
「添え状」や「カバーレター」と呼ばれることもあります。
応募先の企業へ履歴書を送る時、封筒にそのまま応募書類を入れて送るのは相手側に失礼にあたります。
送付状は以下の内容で構成されています。
①送付年月日
ビジネス文書では日付は右上に書類を作成した日もしくは宛先へ送付する日を記載しましょう。
 
②宛先
ビジネス文書では左上に記載します。会社名は正式名称で記入し(株)などの略称は使用しないようにしましょう。 
企業・団体宛の場合は「御中」、個人宛の場合は「」を付けることが原則です。

③送り主
右上(日付の下)に下記の順に記載します。
  • 会社名
  • 住所
  • 氏名
  • 電話番号
  • FAX番号
  • メールアドレス
 
④頭語と結語
頭語…冒頭に書く「こんにちは」にあたる言葉。
結語…結びに書く「さようなら」にあたる言葉。
ビジネス文書では拝啓/敬具を用いるのが一般的です。
拝啓と敬具の意味
どちらも「謹んで申し上げます」という意味です。 取引先の社長など、普段は関わりのない人物に文書を送る場合、より丁寧な「謹啓/謹白」という表現もあります。

⑤挨拶文
「拝啓」のあと、一文字あけて続けるのが通例です。
季節に合わせた挨拶文を記載できると、ビジネスパーソンとしてより好意的な印象を与えることができるでしょう。

⑥記書き
書類の中で重要な点について箇条書きで記載するときの書きを「記書き」といいます。
」を用いる時には「以上」で締めることが原則です。
」は文書の中央に位置し「以上」は文書の最後、右下に配置します。

⑦送付内容
相手が読んでわかりやすくするため、同封した書類の数を箇条書きで記載しましょう。
この際、送付状は同封書類に含みません。

送付状でビジネスマナーをアピールしよう!

このように、送付状は応募書類の概要がわかるだけでなく、挨拶状としても機能します。
必ず同封しなければならない書類ではありませんが、同封することで「基本的なビジネスマナーを身につけている人だ」と印象付けることができるでしょう。

リンクス新越谷では定期的にビジネス講座やグループワークを開催しています!
ご興味のある方はぜひお気軽にお問い合わせください♪