就労移行支援事業所リンクス松戸です♪
PCを使っていて、「あのファイル、どこに保存したかな？」とあちこちのフォルダを開いて探した経験はありませんか？
フォルダやファイルの整理整頓は、ただパソコン内をきれいにするだけでなく、作業中の集中力を保ち、業務ストレスを大幅に減らすための大切なビジネススキルです。
今回は、今日からすぐに実践できる「仕事で使えるフォルダ管理術」をご紹介します！
※お仕事先でフォルダ管理のルールが設けられている場合は、お仕事先のルールに従ってくださいね😊
〈ルール1〉階層は3段階までにする
フォルダの中にフォルダを作り、さらにその中にフォルダを作って、さらにその中にもフォルダを・・としてしまうと、目的のファイルにたどり着くまでに何度もクリックすることになり探す手間が増えてしまいます。
そのため、基本は「3階層以内」に収めるのがベストです。
例1
1階層目（大分類）：プロジェクト名、業務カテゴリ（例：01_営業、02_広報）
2階層目（中分類）：年度やクライアント名（例：2026年度、A社様）
3階層目（小分類）：具体的な資料種別（例：見積書、企画書）
例2
第1階層（大分類）：年度
第2階層（中分類）：案件
第3階層（小分類）：業務
〈ルール2〉
ファイル名の付け方をルール化する
良く使われているのは以下のルールです。
・ファイル名は「日付＋種類」で統一する。（日付の付け方は統一する）
・つなぎ記号を統一する。（アンダーバーなど）
・ファイル名の最後にバージョンを付与する。
例：【日付】_【案件・種別】_【バージョン】 →20260905_VRTカードブログ案_v1
〈ルール3〉
フォルダ名の付け方をルール化する
・フォルダ名の開始に「01_」「02_」などの数字を振ると常に意図した順番で並べ替えることが出来る。
〈ルール4〉
デスクトップにフォルダやファイルを置きすぎない
デスクトップ画面がファイルで埋め尽くされていると、PCの動作が重くなる原因になるだけでなく、脳が余計な視覚情報を受け取って疲れてしまいます。
「とりあえずデスクトップに保存」をした場合は、1日の終りに有るべき場所へ移す習慣をつけましょう。
〈ルール5〉
使わないデータの管理法を決める
過去の古いデータと今使っているデータが同じ場所に混ざっていると、古いファイルを誤って編集してしまうリスクが生まれます。
終わった案件や過去年度のデータは、99_過去アーカイブといったフォルダを作ってまとめて移動させておくと分かりやすくておすすめです。
フォルダ管理のゴールは、綺麗なフォルダを作ることではなく「迷わず、一瞬で目的のデータを取り出せる状態を作ること」です。
一度ルールを決めてしまえば、探すストレスがなくなり本来の業務にしっかりと集中できるようになりますよ。
また、繰り返しになってしまいますが、勤めている企業でフォルダ管理のルールがあれば、企業のルールに従ってくださいね。
リンクス松戸では、こういったビジネスに役立つ講座なども随時行っております。
気になる方はお気軽にお問い合わせください♪
