【ビジネス講座】報連相について

リンクス千葉でビジネス講座『報連相について』を開催しました。

ビジネスシーンでは必須となる報連相(報告・連絡・相談)ですが、タイミングや伝え方などがわからず苦手だと感じている方も多いのではないでしょうか。
今回は報連相の重要性について改めて振り返り、伝える目的や具体的なポイントについてお伝えしました!

目的
1.報連相の重要性を理解する
2.”相手に伝える”ということを意識できるようにする


報連相の目的

報告
業務の進捗状況や成果、問題、ミスなどを上司や関係者に伝えることで、上司や関係者が適切な判断を下せるようにするという目的があります。

連絡
重要な情報、スケジュール変更、業務上の変更などを関係者に伝えることで、誤解や混乱を防ぐことができます。

相談
業務上の不明点や問題点について上司や関係者と意見交換を行い、適切な解決策を見つけるために必要となります


報連相の重要性

適切な報連相を行うことで得られる効果やその重要性についてご紹介します!

業務効率の向上
報連相が適切に行われることで情報の共有がスムーズになり、必要のない作業やそこに割かれる時間、ミスが減少します。

問題解決の迅速化
問題やトラブルが発生した場合、早期に報告し相談することで迅速に対応し、被害を最小限に抑えることができます。

良好な人間関係の構築
報連相はコミュニケーションの基本であり、互いに信頼関係を築く上で重要な役割を果たします。


報連相のポイント

報連相を行う上で押さえておきたい具体的なポイントを5つご紹介します!

1.適切なタイミングで伝える
→相手の状況や業務の進捗に合わせて、適切なタイミング*で報連相を行いましょう。
 *指示されていた仕事が終わった時、数日〜数週間かかる場合の経過報告、トラブルや期限までに終わらないと判明した場合

2.相手の状況を考慮する
→相手が忙しい場合は簡潔に伝える工夫が大切です。自身で判断がつかない場合は「今よろしいでしょうか?」「〇〇についてご相談があるのですが、ご都合の良い時にお時間をいただけますでしょうか?」など相手に確認すると良いです!

3.メモを活用する
→内容を事前に整理し**、メモを持参して伝えるようにしましょう。
 **結論→理由/経緯→対策/提案の順番でメモに書き出すと良いです!

4.事実ベースで話す
→事実と自分の意見や推測を区別して伝えましょう。

5.緊急度の高いものから伝える
→緊急性が高い問題やトラブルはすぐに報告することが重要となります。


曖昧な表現は避けましょう!

例えば、上司から「今週末までにこの資料を提出してほしい」と頼まれた場合、皆さんは今週末と言われると何曜日の何時をイメージしますか?

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”今週末”とは人によって”金曜日の17時まで”と考える人や”木曜日中”と考える人と、さまざまです。
これは人によって感覚が違うため当たり前に起こりうることです。
こういった感覚の違いによるすれ違いを防ぐためにも、曖昧な表現での指示を受けた場合は自分から「◯曜日の△時まででよろしいでしょうか」と確認するようにしましょう。


まとめ

報連相は単に仕事を効率的に進めるだけでなく、相手との信頼関係にも影響します。
報連相が苦手と感じている方はまずは相手に伝えたいことを整理し、メモにまとめてから伝えてみましょう!
本講座参加者からは
「報連相を行う上で自分なりの対策や提案を伝えられていなかったので、今度からは自分の考えも伝えるようにしたい」
「コミュニケーションの一つという意識を持って、こまめに報連相していきたい」
といったお声をいただきました!
今回お伝えしたようなポイントや方法を活用してみてくださいね!

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