ビジネスメールのマナー【ビジネス講座】

こんにちは、就労移行支援事業所リンクス川越です(*’▽’)

1月21日に、ビジネス講座『ビジネスメールのマナー』を行いました。

今回の講座は就職後にスムーズなメール対応ができるよう、1人1台パソコンを使用して実際のビジネスメールを想定した実践です。

ビジネスメールのマナーを身につけよう！

就労移行支援事業所リンクス川越で行ったビジネスメールのマナー講座は、ビジネスにおいてのメールの使い方を身につけようという内容です。

メールはとても便利ですが、メリット・デメリットを理解していないと思わぬトラブルが起こる可能性もあります。

特に、ビジネスメールは重要な案件などのやり取りをする場合もあるので、しっかりとビジネスメールのマナーをおさえておきましょう！

【ビジネスメールのマナー実施目的】

• ビジネスメールのマナーを知る
• ビジネスメールのマナーやポイントをおさえる
• ビジネスメールのマナーを身につける

仕事をする上でメールは欠かせない連絡手段であり、ビジネスでは必須の連絡手段と言えます。

ただし、メールの基本的なマナーを知らないと相手に不快な思いをさせる、誤解を与えてしまうといったトラブルが起こる可能性も。

ビジネスメールの具体的な作成方法

【ビジネスメールの必須項目】

ビジネスメールはプライベートのメールとは少し異なり、必須となる入力項目が6点あります。

1. 件名
2. 宛名
3. 初めの挨拶文
4. 用件
5. 結びの言葉
6. 署名

上記の内容をビジネスメールを想定して、1項目ごとに説明・実践を行いました。

1.件名

件名は『○○イベントの開催について』など、一文で用件が伝わるよう簡潔に伝えましょう。

2.宛名

ビジネスメールは本文中に宛名を書くのが基本です。

3.初めの挨拶文

ビジネスメールでは用件の前に「お世話になっております」などの挨拶文と、名乗りを書くことが一般的です。

4.用件

件名に入力した内容を具体的かつ簡潔に書くことを心がけましょう。

また、なるべく短文でまとめられるよう、打ち合わせなどの場合は日時や場所などを箇条書きにするのもオススメです。

5.結びの言葉

基本的には「よろしくお願いいたします。」ですが、「お手数をおかけします」など、内容により使い分けるとより良いです。

6.署名

プライベートのメールでは不要ですが、仕事上でのメールは氏名、会社名、所在地、電話番号、メールアドレスなどメールの末尾に署名を入れましょう。

上記6点はビジネスメールのマナーとしておさえておきたいポイントなので、参考にしてみてください！

メールも1つのコミュニケーション手段

【ビジネスメールの注意点①】

メールもコミュニケーション手段の1つですが、対面と異なり表情や声色で判断できないものです。

ビジネスメールは敬語を使う場合がほとんどのため、事務的で冷たい印象になりやすく誤解を生じる可能性も。

そこで取り入れたいのが「恐れ入ります」「差し支えなければ」などのクッション言葉です。
クッション言葉を入れることで丁寧な印象になります。

また、正しい敬語を使うことも意識したいポイントです。
例えば、○○部長様など役職に+様をつけるなど失礼にあたるので気を付けましょう。

何度もやり取りしている相手だとしても、ビジネスメールはあまりフランクになりすぎないよう意識したいですね。

【ビジネスメールの注意点②】

ビジネスメールでは顧客情報や新規プロジェクトに関する資料の添付など、外に漏れてはいけない内容のやり取りも少なくありません。

万が一、間違った相手に送信してしまうと、情報漏洩にあたる場合もあるので必ず送信前に再度送信相手に間違いがないか確認しましょう。

本文中の宛名や役職も間違えていないか、送信前にもう1度チェックするクセをつけると良いです！

様々なビジネスマナーを身につけよう

就労移行事業所リンクスではビジネスに関する講座やグループワークを定期的に行っています。

ビジネスマナーだけではなく、マナーを身につけることは社会生活を送るうえで重要なこと。

就職した際にマナーを発揮できるよう、必要なマナーやスキルを一緒に身につけましょう♪

体験の方も講座への参加は可能なので、お気軽にお問合せください!(^^)!