電話応対【ビジネス講座】

こんにちは。就労移行支援事業所リンクス川越東口です★
今回は『電話応対【ビジネス講座】』を開催しました。

今回の講座の目的は3つあります。
以下の目的を意識して講座に参加して頂きました♪

　　 ①迅速に対応する
相手を待たせないため、3コール以内に電話を取る。
保留や取次ぎが必要な場合は、30秒以上待たせないよう意識する。

②正確に伝える
担当者に取次ぎをしたり伝言を伝えるなど、電話相手と担当者の間でやり取りすることも多いため、正確な情報を伝えられるよう必ずメモをとる。

③正しい言葉遣いを意識する
言葉遣いは、相手への印象を大きく左右するため、正しい敬語・敬称を使えるようにする。

④明るく元気に対応する
会社の代表として、対応していることを意識する。
明るく柔らかい話し方だけでなく、顔が見えない分、細かな心配りができるようにする。

◆声が聞こえずらい場合
・申し訳ございません、お電話が遠いようです。
・恐れ入りますがもう一度お伺いしてもよろしいでしょうか。

◆相手が名前を名乗らない場合
・恐れ入りますが、会社名(御社名)とお名前をお伺いしてもよろしいでしょうか。

◆用件や伝言を聞き直す場合
・申し訳ございませんが、もう一度○○（用件など）をお伺いしてもよろしいでしょうか。

◆すぐの対応が難しい場合
・お調べするのに時間がかかるため、折り返しお電話を差し上げます。よろしいでしょうか。
・○○（用件）について確認いたします。恐れ入りますが、少々お待ちいただけますか。

◆メモを取る項目
・電話がかかってきた日時
・電話相手の会社名、部署名、名前
・電話の用件
・対応者

◆メモを取る際のポイント
・カタカナで記入する→時間短縮のため、画数の少ないカタカナを挟んで記入する
・省略語を使用する→電話(TEL)・株式会社(株)・午前/午後(AM/PM)など

　　　 今回は電話応対のポイントだけでなく、電話応対で困ったときの対応方法についてもお伝えしました。
また、実践を通して、様々なケースで練習をしていただきました。

初めは、応対しながらメモを取ることが難しいと、お声を頂きましたが、繰り返し練習をした結果、スムーズにメモを取れている方が増えていました♪
電話応対は、臨機応変に対応する必要がありますが、ポイントを抑えるだけで、スムーズに対応することができます！
繰り返し練習をし、就職時に役立てられるよう電話応対スキルを身につけていきましょう☆彡


今後も定期的な講座やグループワークを実施します。
見学や体験の方の参加も大歓迎です！是非お気軽にお問い合わせください♪