作成してみよう！ビジネスメール♪

金曜日の4コマ目は毎週恒例の講座の日!(^^)!

今回はビジネス講座「ビジネスメールの書き方」を行いました。

ビジネスメールは事務職で働く上で、必須業務となります。
ビジネスメールの作成方法を知り、業務の幅を広げましょう！


講座の目的は以下の2点です。

・ビジネスメールの作成方法を知る
・ビジネスメールを作成してみる


講座の流れは以下となります。

➀To/Cc/Bccについて
➁件名について
➂宛先の書き方
➃書き出しについて
➄名乗りと本文
➅結び
➆署名
➇作成課題

【To/Cc/Bccについて】
To…用件を伝えたい相手に送る
→取引先
Cc…参考として確認してもらいたい相手
→上司、先輩
Bcc…お互いに面識のない複数の相手に一斉送信したい際に使用する
※Bccで指定されたメールアドレスを他の受信者が見ることは出来ません。


【件名】
件名は短く具体的に書きましょう。
件名を書くには3つポイントがあります。
➀いつの用件か
→日付を入れましょう。
➁何の用件か
→「〇〇会議」「〇〇案件」「〇〇新商品のご案内」などのように何についての用件なのかをイメージができる言葉を入れましょう。
➂どういう内容か
→「～のお願い」「～のご連絡」「～のご報告」など、メールを送信することで相手に何を伝えたいのかを明記しましょう。


【宛先の書き方】
受信したメールの差出人（From）欄に書いてあるのでで本文には必要ないという意見もありますが、ビジネスメールの場合、部署内全員で一つのアドレスを共有して使っている場合があります。
確実に相手に伝わるように、本文中にも宛先を書きましょう。


【書き出し】
・仕事相手に
→いつもお世話になっております。
→貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。

しばらく会っていない相手先へ
→ご無沙汰しております。


【名乗りと本文】
・名乗り
→株式会社〇〇商事 営業部の〇〇です。

・本文(要件)
→本文を構成する場合はPREP法を活用すると良いでしょう。

Point→結論
Reason→理由
Example→具体例
Point→もう1回結論


【結び】
ビジネスメールにおける最後の挨拶です。
・仕事相手に
→何卒よろしくお願い申し上げます。
→ご高配賜りますようお願い申し上げます。

・後日、連絡が必要な場合に
→それでは、決まり次第ご連絡させて頂きます。
→それでは、またご連絡いたします。

・返事が必要な場合
→ご返信をお待ち申し上げております。
→お手数ですが、ご一読のうえご返信をお願い致します。


【署名】
メールでは署名と呼ばれる発信者の氏名やメールアドレスが入った文字列をメール文の最後につけるのが一般的です。
署名の行数は6~8行に収めるようにしましょう。

記載する項目は以下6つとなります。
・会社名、部署名
・氏名
・メールアドレス
・郵便番号、住所
・電話番号
・ホームページのURL

【作成課題】
2つ目の目的である「ビジネスメールを作成してみる」に取り組みました。
ビジネスメールを作成する際に気を付けるポイントは「正しい敬語」となります。

参加者は支援員と確認を行い、正しい敬語を使うことに意識してメールの作成に取り組むことが出来ていました☆



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