本日は、ビジネスメールマナーについて講座を行いました!(^^)!
業種によりますが、企業で働くようになると社内、社外(取引先、お客様)の方とビジネスメールをやり取りする機会があります。
ビジネスにおけるメールでのコミュニケーションは、友人とのやり取りとは全く異なります。
相手に伝えたいポイントを押さえ、失礼のないマナーを守った形式を意識しなければなりません。
『ビジネスメールマナー』は以下のとおりです。
①宛先
To：直接対応をする相手(メインの宛先)
Cc：情報を共有したい相手で、Toの受信者にも知らせたい相手
Bcc：情報を共有したい相手だが、ToとCcの受信者には隠したい相手
②件名
仕事のメールは大量に届くことが多いため、件名で用件が伝わるように具体的な名称や内容を記載します。件名は長くなりすぎず20文字以内に収めましょう。
<例>・7月1日 打ち合わせについて
・【重要】明日の合同会議開催場所の変更先
③宛名
宛名は、次のような順番で書きましょう。
・会社名
・部署名
・役職名
・名前
・敬称
→敬称とは「相手や第三者に対して敬意を表し、名前や肩書の後ろにつける接尾語」のことで、「様」や「御中」といったものが挙げられます。
④本文『挨拶文・名乗り』
本文に入る前に、挨拶文と名乗り(自己紹介)を書きましょう。最もよく使われる基本形は下記の通りです。
お世話になっております。
◯◯株式会社〇〇部の◯◯です。
④本文『用件』
本文では件名で伝えた用件を、具体的にかつ簡潔に書くことが必須です。一行は長くても30字程度に押さえるようにしましょう。伝わらないことを避けるためにも、まず結論から先に述べる必要があります。
④本文『結び』
ビジネスメールでは、本文の最後に「結びの言葉」を入れます。
<例>・何卒よろしくお願い申し上げます
・お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします
⑤署名
メール上の名刺のようなもので、本文を書き終えたら必ず署名を入れます。
署名には以下の情報を記載します。
・会社名、部署名
・氏名
・郵便番号、住所
・電話番号、FAX番号
・メールアドレス
・ホームページURL
署名は凝りすぎないこと、多くても6〜8行くらいにしましょう。会社では署名のテンプレートが用意されていることもあります。
一般的なビジネスメールマナーをお伝えし、さらに意識して欲しいポイント『読み手への配慮』もお伝えしました。
▼メールの送信時間
▼横に長過ぎて読みにくいメール
▼改行や行間
▼デバイスが違うことによる表示の違い
▼返信の期日
▼絵文字は使用不可
対面や電話応対と違い、メールは文章だけで自分の印象を左右します。
本日の講座を参考にしてメール作成を練習してみましょう♪
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