優先順位の付け方【ビジネス講座】

本日はリンクスを利用されている皆さんからの要望に応え、優先順位の付け方の講座を行いました♪

目的は以下の2点です。
・優先順位を付けることの大切さを知る
・優先順位の付け方を学ぶ

仕事は1人で行うものではなく、チームで協力していくつもの仕事を進めなければなりません。
日々継続的に取り組んでいる仕事、緊急の仕事やその場で処理しなければいけない仕事があります。
さらには会議や打ち合わせのように、時間を指定される仕事があります。


▼優先順位を付けなければならない理由
→仕事の質を上げる、効率を良くするためです。

上記にあるように、仕事は1人で行うものではありません。
複数の仕事を抱え効率が悪いと残業が増えたり、生活に悪影響が出る可能性があります。


▼優先順位の付け方のコツ
①優先順位を付けるための時間を確保する。
②紙にやるべきことを書き出してみる。
③仕事の時間を見積もる。
④上司に優先順位を確認する。
⑤効率的な仕事の仕方をしている人を真似する。
⑥「重要度」「緊急性」の2軸で考えてみる。
 1、重要で緊急に行う必要があるもの
 2、緊急ではないけれど、重要度が高い仕事
 3、重要度は低いけれど、緊急性が高い仕事
 4、重要度も緊急性も低い仕事


また、普段からイレギュラーなタスク発生に備えておくことも重要です!
①定期タスク
→毎月、決まった時期に発生するタスク
②予測できるタスク
→月や週ごとにイレギュラーに発生するが、ある程度予測可能なタスク
③予測できないタスク
→本来は発生しないタスク
※緊急性が高いので、発生した場合は即座に対応する。

仕事をする中で、予測できないタスクはつきものです。 定期タスクをいかに計画的に行うかで、イレギュラーな仕事が発生しても段取りが組みやすくなり、すぐに対処することが可能です。

皆さんならどの順番で優先順位を付けるか、以下のワークに取り組んでもらいました♪

■事例検討 ①レストラン編
自分はフロアリーダーで、店長が外出していて不在です。客席もキッチンも両方を束ねて責任を負っている立場です。
以下のことが同時に発生しました。
A 洗い場のパートのおじさんが、包丁洗浄時に指を切った(切り傷程度)。
B 次週分食材発注依頼が出ていないと、本社調達部から確認の連絡が来ている。
C ホールスタッフがグラタン配膳時に皿ごとひっくり返して、お客様の頭の上にこぼした。
D バイトのシフトを変更して欲しい、と後輩がメールをしてきた。
E トンカツはまだか!と怒鳴るお客様がいる中、キッチンからトンカツはもう無いと言われた。

■事例検討 ②オフィス編
自分が取り組むべき複数の仕事があるとします。
A お客様から、今日中に結果が知りたいとお願いされている仕事
B 上司から、1週間以内に完了するように指示されている仕事
C 同僚から、3日以内に終わらせてほしいと頼まれている仕事
D 後輩から、2週間後のプレゼン案件の仕方を教えて欲しいと言われている仕事

ワークに取り組んだ皆さんから「オフィス編は想像がつくが、レストラン編は難しかったです。」と意見がありました。また、重要度を優先するか緊急性を優先するかで意見が分かれました!


優先順位が不明な時は、「自分だけで完結する仕事なのか」と単独度を考えたり、
関連する相手が顧客なのか、取引先なのか、上司や同僚かで順位が決定できます。


仕事を効率的に終わらせて成果を出し、プライベートの時間もしっかり確保するのが理想の働き方です。
一心に仕事に取り掛かるのではなく、一度自分が取り組むべき仕事を見つめて優先順位を付けることで効率は大きく上がります。優先順位を決めることが苦手な方は今回お薦めをした方法をぜひ一度試してみてください!


リンクスでは定期的に講座やグループワークを行っています。
興味のある方は体験で講座やグループワークの参加もできますので、お気軽にご連絡ください♪