【ビジネス講座】『ビジネスメール作成』を行いました！

こんにちは！

リンクス新越谷です🌸

先日の講座では、『ビジネスメール作成』について学びました♪

ビジネスメールは、仕事をするうえで欠かせない大切なコミュニケーションツールの一つです。

しかし、書き慣れていないと作成に時間がかかってしまったり、知らないうちにマナーを欠いた表現を使ってしまったりすることもあります。

そこで今回は、ビジネスメールの基本的な構成や作成時のポイント、注意点について重点的に取り組みました！

ビジネスメールのメリット、デメリット

まずは、ビジネスメールを活用するメリットとデメリットについて確認しました。

✉メリット

• 自分のタイミングで送ることが出来る
• 相手や自分がどこにいても、通信環境が整っていれば送信、確認することが出来る
• 後から検索可能
• 記録に残るため『言った・言わない』のトラブル回避につながる

✉デメリット

• 相手がいつ目を通すか分からない
• 通信環境がないと利用できない
• 文面であるため、伝え方に注意する必要がある

メールには便利な点がある一方で、気をつけなければならない点もあります。

メールを送る前には、こうしたメリット・デメリットを踏まえ、「この用件はメールで伝えるべきか？電話のほうが適切か？」と連絡手段を考えることも大切です😊

ビジネスメールの6つの要素

ビジネスメールには、基本となる6つの要素があります。

それぞれの役割や書き方について確認してみましょう！

①件名

ひと目見てどのような内容かわかるようにすることが大切です。

短く端的にするとメールの内容が把握しやすくなります。

②宛名

宛名には、会社名（団体名）、部署名、役職名、名前、敬称（様）を書きます。

③挨拶

本題に入る前の文章を添えます。

挨拶、所属、名前の順に書くのが一般的です。

挨拶の例
お世話になっております。 株式会社○○○○の△△△△です。 平素は、格別のご愛顧にあずかり、厚くお礼申しあげます。

④本文

件名と合わせて用件を簡潔に伝えることが大切です。

ポイント
・どのような要件で連絡したかを具体的に書く ・回答の期限がある場合は、いつまでに返事がほしいかを目立つように書く。 ・催促の場合は、理由や日付など正確に間違いないよう注意する。 　※行き違いになっている可能性を考慮して、一文を書き添えておくとより丁寧な印象になります。 　例「なお、ご連絡が本メールと行き違いになっている場合は何卒ご容赦くださいませ。」

⑤結び

結びはメールの目的が内容や相手の関係性によって言い回しが変わるため、内容に適した文章にしましょう。

結びの文の例
・よろしくお願いいたします。 ・引き続きどうぞよろしくお願いいたします。 ・至急ご回答をお願いいたします。 ・ご多忙のところ恐れ入りますが、ご返信いただければ幸いです。

⑥署名

会社名（団体名）、部署名、役職名、名前、住所、連絡先電話番号、メールアドレス、自社のWebサイトのURLを書く。

署名の例
ーーーーーーーーーーーー ○○○○株式会社　営業部　部長　鈴木一郎 〒111－1111 東京都中央区日本橋X-XX-XX　○○○ビル1階 XXXXXXXXXX@XXXX.co.jp http://www.xxxx.co.jp ーーーーーーーーーーーー

メールを作成してみよう　

ビジネスメールの基本を学んだ後は、実践編として、皆さんに実際に事業所宛てのメールを作成していただきました！

皆さん、少し迷いながらも真剣に文章を作成する姿が見られました😊

参加された方からは、

「ビジネスメールの基本的なことが分かってよかった」
「実際に作成でき、今後の参考にしたい」
「難しかったが、6つの要素を知れたのでリンクス宛てにメールを送る時に活かしたい」

といった感想をいただきました♪

ビジネスメールは、事務職の仕事に就いた際に必要なスキルでもあります。

最初は難しく感じることもあるかもしれませんが、基本を知り、実際に文章を作成する経験を重ねることで、少しずつ自信につながっていきます。

少しずつ練習を行いながらスキルを高めていきましょう💡✨