就労移行支援事業所リンクス川越西口です。
今回は、リンクス川越西口の支援員にインタビュー！
普段どのようにスケジュールやタスクを管理しているのか、それぞれの工夫をご紹介します。
スケジュール管理やタスク管理では、自分に合った方法で予定ややるべきことを記録し、こまめに確認することが大切です。「やることが多くて整理できない」「予定を忘れてしまう」といった悩みがある方は、ぜひ参考にしてみてください♪
どんなツールを使っている？
支援員が使っているツールは、Googleカレンダーやスマートフォンのカレンダーアプリ、メモアプリ、手帳、付箋などさまざまです。仕事とプライベートで使い分けている人もいれば、複数のツールを組み合わせている人もいました。
例えば、次のような方法があります。
- Googleカレンダーに予定や期限を登録する
- メモアプリやメモ帳に、詳しい内容や臨時のタスクを書き留める
- 付箋をパソコンに貼り、忘れたくないことを目につくようにする
- タスク管理機能を使って、やるべきことをリスト化する
自分に合ったツールを選び、予定やタスクを管理することが大切です。
タスク管理で工夫していることは？
タスク管理では、やるべきことを忘れないうちに記録し、後から見返せるようにすることがポイントです。支援員からは、次のような工夫が挙がりました。
- 予定やタスクをカレンダーに登録する
- タスクをリスト化して、やるべきことを整理する
- 終わったタスクには斜線を引くなど、完了したことがわかるようにする
- カレンダーやメモを見返す習慣をつける
また、完了したタスクを消したり印をつけたりすることで、進捗状況も把握しやすくなります。
タスクを書き出して見える化することで、やるべきことや進捗状況を把握しやすくなります。
優先順位はどうやって決めている？
やるべきことが複数あるとき、どれから取り組むか迷うことはありませんか？支援員が優先順位を決める際には、次のようなポイントが挙がりました。
- 期限が近いものから取り組む
- 重要度や、今日中に終わらせる必要があるかを確認する
- どのくらい時間がかかるかを考える
- 他の人が関わっている仕事かどうかを考える
- 時間がかかる仕事は、早めに着手して余裕を持たせる
特に、時間がかかる仕事は直前になって慌てないよう、早めに取りかかることも大切な工夫の一つです。
期限・重要度・必要な時間を考え、優先順位を決めることがスムーズな仕事につながります。
予定やタスクを忘れないための工夫
記録するだけでなく、忘れないための仕組みをつくることも重要です。支援員からは、次のような方法が挙がりました。
- Googleカレンダーの通知機能を活用する
- スマートウォッチで通知を受け取る
- 重要な予定には、当日の朝にもアラームを設定する
- 付箋を目につく場所に貼る
- カレンダーやメモを定期的に見返す
通知機能や目につく場所へのメモを活用し、予定を忘れにくい仕組みをつくることも効果的です。
自分で確認する習慣と、ツールの機能を上手に組み合わせることで、うっかり忘れを防ぎやすくなります。
利用者さんにおすすめしたい管理方法は？
最後に、支援員におすすめの管理方法を聞いてみました。多く挙がったのは、自分にとって使いやすい方法を見つけ、記録することと見返すことを習慣にするという考え方です。
スマートフォンのアプリが使いやすい人もいれば、手帳やメモ帳に書くことで記憶に残りやすい人もいます。
まずは使いやすいツールを一つ選び、予定やタスクを記録してみましょう。
見返すことを忘れやすい場合は通知機能を活用するなど、自分に合うように工夫していくことも大切です。
最初から完璧を目指さず、試しながら自分に合った管理方法を見つけていきましょう。
まとめ
今回は、リンクス川越西口の支援員に、スケジュール管理・タスク管理の工夫について聞いてみました。支援員それぞれに使っているツールや工夫の違いはありましたが、予定やタスクを記録すること、優先順位を考えること、こまめに確認することが共通していました。
仕事を進めるうえで、スケジュール管理やタスク管理は大切なスキルの一つです。
自分に合った方法を見つけ、少しずつ習慣にしていくことから始めてみませんか？
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