先日、ビジネススキル講座【優先順位の付け方】を開催しましたのでその内容をご紹介します！
自分を客観視し、判断の基準を持って優先順位を決めることで、業務効率化やストレス軽減につながります。
今回は優先順位の付け方の基本や具体的な手法を学んだあと、利用者のみなさんにも実際にワークへ取り組んでいただきました。
【優先順位とは？】
◆ ものごとの重要性や緊急性を比較して何を先に行うか決めた順番のこと
優先順位をつけることで、限られた時間の中でも焦らず効率的にタスクを進めることができます。
◆ 状況に応じて臨機応変に変更する必要がある
優先順位は一度決めたら終わりではなく、新しいタスクや予定が入った際には柔軟に順番を入れ替えることが大切です。
◆ 「なんとなく」ではなく「判断の基準を持って決める」
予定が詰まっている時、なんとなく思いついたことから手をつけるのではなく、明確な判断基準を持って決めることでスムーズに業務を処理できます。
なぜ優先順位を付ける必要があるの？
1日の時間は限られているため、すべてをこなすことはできません。優先順位をつけることで、限られた時間の中で最大の成果を出し、心に余裕を持つことができます。
「すべてを100点で行おうとする完璧主義の人」「頼みを断れない人」「嫌なことを後回しにする人」などは、タスクの整理や優先順位付けに苦戦しやすい傾向があります。
特に仕事においては、優先順位を間違えると残業が増えたり、最悪の場合は締切に間に合わなくなったりします。必ず【作業をはじめる前に優先順位をつける】習慣をつけましょう！
優先順位を付ける基本の4ステップ
Step 1
紙にやるべきことを書き出す
頭の中だけで考えるよりも、紙に書き出して目に見える形（可視化）にすることで整理しやすくなります。
Step 2
作業時間を予想する
それぞれの作業にどれだけの時間がかかるのか、事前に見込みを立てます。
Step 3
「重要度」「緊急性」を考えてみる（アイゼンハワーマトリックス）
タスクを以下の4つの領域に分類して判断します。
最優先で今すぐ行う！
計画を立ててスケジュール化！
効率よく短時間で処理！
後回し・やらない検討をする
Step 4
上司に優先順位を確認する
「方向性の確認」や「中間報告」を入れることで、認識のズレを未然に防ぎます。
自分に合った3つの優先順位メソッド
| 手法 | 特徴・ポイント |
|---|---|
| ① シンプルに考えたい人向け | 細かく分けるのが難しい人は、大まかに「最重要」「重要」「後回し」の3段階だけに仕分け、最重要から手をつけていきます。 |
| ② 5分ルール | タスクが溜まること自体にストレスを感じる人におすすめ。緊急性の有無にかかわらず、5分以内に終わるものは依頼されたタイミングでその場で終わらせます。 |
| ③ MITメソッド | 大きな目標（例：就職する）から逆算し、書き出したタスクの中から「その日に達成すべき最重要タスク（Most Important Task）」を1〜3個に絞って取り組む方法です。 |
まとめ
- 自分に合った優先順位の付け方を知り活用する
- 状況の変化に応じて臨機応変に順番を入れ替える
- 判断に迷うときは上司や先輩に相談する
今回学んだ内容を、今後の就職活動や実際の仕事の現場でもぜひ活かしてみてください♪
